Chyba każda praca przy biurku wymaga dobrego skoordynowania, a przynajmniej znośnego. Zadania przychodzą do nas różnymi kanałami, mieszają się i jeśli nie mamy dobrego systemu do zarządzania nimi, dość szybko możemy zacząć się gubić.
Próbowałam w swoim życiu wielu narzędzi. Pierwsze listy zadań robiłam na kartce w zeszycie, później przeszłam przez post-ity, które przyklejałam nawet na szyby, by ich nie przegapić, w erze aplikacji sprawdziłam Asanę, Trello, Wunderlista, Springpada i pewnie jeszcze co najmniej dziesięć różnych narzędzi, których nazw nie pamiętam.
Niektóre z tych narzędzi sprawdzały się lepiej, inne gorzej. Z częścią potrafiłam przeżyć miesiąc czy nawet kwartał, a o innych zapominałam po dwóch dniach. Dlaczego?
Lista zadań musi być na wierzchu
No musi, po prostu musi. Stąd idea przyklejanych karteczek czy zeszytów, gdzie spisujemy zadania. Karta w przeglądarce u mnie się kompletnie nie sprawdza. Jeśli ją zamknę, to często nie pamiętam, by znów otworzyć, szczególnie w przypadku, gdy o większości zadań myślę “no przecież nie zapomnę”. Jak to się kończy? Wiadomo. Gdy są powiadomienia mailowe, to ma to większą rację bytu, gdy to Habitica, która jest jednocześnie listą zadań i grą, okej, może się udać. Ale w praktyce u mnie nie spisuje się na dłuższą metę.
Mam więc notatnik. Leży na biurku, zazwyczaj w przestrzeni między monitorem a podłączoną do komputera klawiaturą. Jest zamknięty, przyciśnięty telefonem, ale jest, wiem, że tam leży. W tej pozycji oczywiście nie mogę w nim pisać, muszę do tego przesunąć klawiaturę wyżej i notatnik przenieść blisko. Jestem wtedy w tym trybie, kiedy zastanawiam się, co mam dzisiaj zrobić. Spisuję, co mi przyjdzie do głowy, w absolutnie najprostszej formie, pisząc datę i poniżej spisując listę zadań, zaczynając każde od kropki. Właśnie kropki, nie kreski, nie pustego kwadracika, który wypełnię, gdy skończę zadanie. Bo to właśnie Bullet Journal.
Bullet Journal
Bullet Journal to metoda produktywności stworzona przez Rydera Carrolla, projektanta z Nowego Jorku, która opiera się w całości na notatniku i ulubionym długopisie.
Bullet Journal (będę stosować oryginalną nazwę, bo naprawdę nie wiem jak to sensownie nazwać po polsku) powstał kilka ładnych lat temu. Kampania na Kickstarterze, która miała wspomóc rozbudowanie strony internetowej projektu, przyniosła mu spory rozgłos, a gdy w listopadzie 2015 w ramach „Show & Tell” swój notatnik pokazała Kara Benz, świat oszalał na punkcie tego systemu.
Mamy notatnik i długopis. Zapisujemy datę, poniżej zadania. Oznaczamy je konkretnym kluczem, który później oczywiście do woli można modyfikować. W podstawowej wersji korzystamy z:
- kropki do oznaczenia zadania do wykonania,
- kółka do oznaczenia konkretnego wydarzenia, np. spotkania,
- kreski dla notatki.
Wykrzyknik lub gwiazdka obok kropki będą oznaczać, że coś ma wyższy priorytet. A kropkę przekształcić możemy później w strzałkę lub krzyżyk, w zależności od tego, co się z zadaniem stało.
- krzyżyk, przecinający się w miejscu kropki, oznacza, że zadanie zostało wykonane,
- strzałki w lewo bądź w prawo określają, gdzie przeniesione zostało zadanie, bo możemy je przenieść po prostu na kolejny dzień lub wpisać do listy zadań do zrobienia “w tym miesiącu” lub “w przyszłości”.
Więcej niż jeden kalendarz
Bullet Journal nie opiera jedynie na dniu dzisiejszym, jak robi to większość list. Pomaga on w planowaniu i jest połączeniem notatnika z kalendarzem.
Oprócz codziennej listy, gdzie spisujemy zadania, w Bullet Journal jest też miejsce na zadania do wykonania w tym miesiącu i w przyszłości, gdy jeszcze nie wiemy, kiedy konkretnie znajdziemy na nie czas.
Oczywiście wszystko to zależy od indywidualnych potrzeb, na początku możecie nie widzieć sensu w innych listach, choć po pewnym czasie zazwyczaj się do nich dorasta. Przychodzą zadania, na które nie macie czasu w tym tygodniu, a przecież nie narysujecie sobie szkieletu na najbliższe dwa tygodnie, prawda? Wtedy przydaje się ten Monthly lub Future Log według oryginalnego angielskiego nazewnictwa.
Bullet Journal + Jira/Asana
Jeśli pracujecie w większym zespole, to wiadomo, że Bullet Journal się nie sprawdzi. To fizyczny notatnik, znajdujący się fizycznie na Waszym biurku, którego nikt inny nie powinien dotykać.
Przepisywanie zadań z Jiry czy Asany, czy czego tam używacie w zespole, nie ma sensu. To dublowanie roboty, nikomu przecież niepotrzebne. Zamiast tego wystarczy, że napiszecie sobie nazwę projektu. Zrobiliście zadania — oznaczacie jako gotowe. Tyle.
Jeśli wszystkie wasze dzienne zadania to tylko to, co macie w Jirze, wtedy samo prowadzenie Bullet Journal może nie mieć sensu. Jeśli jednak zamierzacie wpisywać tam również prywatne zadania, takie jak zrobienie zakupów czy inne poboczne projekty, wtedy jest na to miejsce.
Bullet Journal to nie tylko zadania
Ha! Bullet Journal to też kolekcje. Miejsca, które chcecie odwiedzić, lista przeczytanych i planowanych książek, ulubione piosenki czy projekty, które od jakiegoś czasu chodzą Wam po głowie, ale nie macie na nie czasu.
To trackery wszelkiej maści i, choć to nie główny kanon BuJo, to przyjęły się już szerzej w tej społeczności. Tracker to zazwyczaj prostokątny arkusz z kolumnami, jedną na każdy dzień i listą nawyków po lewej stronie, w rzędach. Kolorując kwadracik meldujecie wykonanie zadania, w ten sposób pracując nad swoimi nawykami. Może to być spanie w konkretnych godzinach, picie wystarczającej ilości wody, ćwiczenia, pisanie czy wychodzenie na spacer.
Czy to musi być piękne?
Jeśli zerkniecie na internet z wpisanym hasłem Bullet Journal to nagle zobaczycie stado przepięknych notatnikow, wypełnionych ilustracjami, niektóre będą zrobione mazakami, inne akwarelami, inne kredkami, a jeszcze inne będą po prostu posklejane z naklejek i taśmy washi. Większość tych, które wyskoczą Wam na pierwszych stronach, będzie zapierało dech w piersiach. Piękne, śliczne, też tak chcę!
Każdy tak myśli w pierwszej chwili. Otwiera notatnik i próbuje, okazuje się, że ma brzydkie pismo, albo po prostu nie umie rysować. Zamyka notatnik i nigdy więcej nie myśli o Bullet Journal.
Tak nie można! BuJo to metoda produktywności. To w pierwszej chwili ma być funkcjonalne, ma działać, dopiero potem może wyglądać. Najważniejsze jest, żebyście potrafili się doczytać, żebyście wiedzieli, gdzie co znaleźć. Pomogą Wam w tym naklejki, nawet te najprostsze, które kupicie w najbliższym sklepie papierniczym lub malowanie krawędzi zakreślaczem czy mazakiem, by oznaczyć odpowiednie sekcje/rodziały/miesiące. Jeśli macie notatnik z numerowanymi stronami, to wygospodarujcie sobie miejsce na spis treści, jeśli nie ma go w notatniku.
Mój Bullet Journal
Mój notatnik to Nuuna, w rozmiarze S, z neonowymi pomarańczowymi kropkami o rozstawie 2,5 mm. Używam czarnego długopisu z cienką końcówką (0,5 mm), podróbka Muji z AliExpress, ale spisuje się idealnie. Kolory porzuciłam już kilka miesięcy temu i jedyne akcenty robię piórem z czerwonym atramentem.
Naklejkami-przekładkami (też z AliExpress) oznaczam sobie kolejne miesiące. Zdarza się tak, że naklejkę przyklejam na kolejnych stronach, bo tak mało piszę w międzyczasie.
W każdym tygodniu robię sobie ramkę, gdzie wpisuję, co będziemy przerabiać na kolejnej lekcji mojego kursu, mam osobną kartkę na rozgrzebane projekty, seriale i książki. Wykreślam te, które już skończyłam. Na końcu zeszytu mam postanowienia na ten rok, bo nadal korzystam z tego wybryku popkultury. Gdzieś w środku zeszytu, na kartce z krawędzią obklejoną taśmą washi, mam kalendarz recenzji, które muszę napisać. Mam tam nierówno porozmieszczane prostokąty, które zakreślam po napisaniu. Gdzieś pomiędzy są jeszcze jakieś koncepcje designów.
Jak każdy zatwardziały entuzjasta Bullet Journal, który jednocześnie jest szajbnięty na punkcie notatników, mam osobny zeszyt na teksty, które chcę napisać czy zarysy opowiadań, gdzie wpisuję tytuł i zostawiam stronę na spisanie luźnych myśli, wniosków czy zdań, które już wymyśliłam. Oczywiście, gdy wiem, że faktycznie zabieram się za pisanie, wpisuję to na swoją listę zadań.
Na ile wystarcza Bullet Journal
Większość notatników klasy premium, tych, które wypełnione są kropkami, ma ponad 200 stron w formacie A5. Znajdziecie oczywiście mnóstwo wariacji, zarówno mniejszych, jak i większych, z różnym rozstawem kropek czy inną liczbą stron. Ciężko więc jednoznacznie określić, ile Wam to wszystko zajmie.
U siebie, przez taki podział jak mam, brak planowania i robienia sztywnych ram dla kolejnych tygodni, zeszyt do Bullet Journal potrafi wystarczyć mi na kilka lat. Pół roku w aktualnym notesie to dopiero 1/6 całości. Taka perspektywa sprawia, że warto wydać na taki notatnik nawet bardzo dużo złotówek. Jeśli ma wytrzymać tyle, bym zdążyła go zapełnić, to nie może być pierwszym lepszym zeszytem.
Moja “oszczędność” to jednak nie reguła. Wspomniana na początku Kara Benz zapisuje swój Bullet Journal w dwa miesiące. 249 stron w dwa miesiące…
Jak zacząć?
Na samym starcie nie rzucajcie się na drogi notatnik i cienkopisy w trzydziestu kolorach. Zacznijcie od zeszytu, nawet w kratkę i ulubionego długopisu, może jakiejś kredki, jeśli chcecie dodać trochę koloru. Spróbujcie BuJo przez tydzień albo miesiąc. Wpisujcie tam zadania z pracy i te prywatne. Napiszcie, kiedy musicie iść na zakupy, zanotujcie, o której poszliście spać, wpiszcie też, że mieliście coś przeczytać. Z czasem wypracujecie, które zadania trzeba zapisać, a których nie, wypracujecie swój własny Bullet Journal, swój klucz z dodatkowymi znaczkami czy kolekcje, o których nikt wcześniej nie pomyślał.
Jeśli spodoba się Wam ta zabawa, wtedy przesiądźcie się na gruby notatnik, najlepiej w kropki. Możecie wybrać Moleskine’a w miękkiej oprawie lub Leuchtturma z numerowanymi stronami i spisem treści, którego znajdziecie już chyba w 18 kolorach. Możecie zerknąć na Rhodię i te wszystkie pół-craftowe notatniki, które znajdziecie na Instagramie i Etsy. Jest też właśnie Nuuna ze swoją kropką w mniejszych rozmiarach i są notatniki kieszonkowe przygotowane do listy zadań z firmy Word. Notebooks. Z roku na rok pojawia się tego coraz więcej, dając większą swobodę każdemu, kto chce zacząć.
Bullet Journal to dowolność formy. Jeśli nie boicie się ręcznego pisania i tego, że na biurku będzie leżeć kolejna rzecz, to spróbujcie. Bo w przeciwieństwie do aplikacji, z BuJo możecie zrobić wszystko i to nie wy dopasowujecie się do systemu wymyślonego przez kogoś, tylko naginacie system do swoich potrzeb.
Bullet Journal Jira organizacja praca produktywność ręczne pisanie systemy produktywności
Last modified: 28 lipca 2018
Ja korzystam ze sporego kalendarza. Takiego zeszytowego. Przynajmniej się staram 🙂
Niestety w pracy często jest tak że tempo podawania informacji/zadań przerasta możliwości zapisania ładnie, a brzydko w kalendarzu być nie może. Do tego wiele zadań robię w sekundy więc też wydaje mi się że nie ma sensu, a potem godzinami szukam mejli czy coś żeby znaleźć czy to zrobiłam czy nie… Ale fakt że takie zapiski pomagają bardzo.
Jeśli chodzi o picie wody czy jedzenie o odpowiednich godzinach (5razy dziennie) korzystam z miłych appek przypominających, że to już czas, co też polecam dla zdrowotności – na początku jest to średnie, ale teraz to jak nie zjem o konkretnej godzinie to bez kija nie podchodź, a w innych porach to nie tkne jedzenia, bez wypicia 2l wody dziennie czuje się jak skwarka itd 🙂
Jest świetnie, jak nawyki działają i BuJo pewnie nie jest dla każdego. Pięciominutówek, robionych prosto z maili zazwyczaj nie zapisuję (ale jak zrobię, to piszę maila), tylko jakieś tam główne punkty dnia, żeby coś ogarnąć w jednym projekcie, coś zrobić w drugim, zanotuję sobie o której mam status w pracy, żebym po prostu miała to w głowie – wiem, że mam to na mailu, ale jednak jak zapiszę w zeszycie, to potem lepiej pamiętam.
Podrzucisz nazwy aplikacji? Kiedyś korzystałam z Habit Bull czy jakoś tak, ale w sumie nie pomagało w niczym, wodę się na szczęście po prostu nauczyłam – stoi szklanka na biurku, jak wypiję to napełniam i też mi źle, jak nie wypiję.
Do wody mam Hydro Coach – można ustawić sobie różne pojemności “kubka”, kolorów im nadać i ustawić temperaturę, wagę i poziom aktywności (w wersji pro pogoda się sama “ściąga”). Do jedzenia mam Meal Reminder i Fitatu)(do zapisywania co zjadłam – wylicza kalorie, tłuszcz i białko produktów). Przy okazji – “Mój kalendarzy” do okresu czy prowadzenia ciąży. Nie wiem jak mogłam żyć bez tego 🙂
Do jedzenia nadal nie znalazłam nic lepszego niż MyFitnessPal – baza ze skanowaniem kodów kreskowych produktów – miodzio. No i integruje się z Fitbitem – tam też mam śledzenie wody, ale zazwyczaj zapominam to wyklikiwać. Żadne nie ma przypomnień, ale to może i dobrze. A do kalendarzyka mam aplikację Maya – uwielbiam, chociaż w ostatnich latach wygląda coraz gorzej i za dużo funkcji pododawali 🙁
a ta Hydro Coach brzmi zachęcająco, kolorki zawsze na plus 😀
Mnie w “moim kalendarzyku” denerwuje tylko to, że nawet jak się bierze antykoncepcje, to pokazuje dni płodne… I że jest różowy, bo ja to akurat nie różowa jestem. Ale można wybrać sobie zwierzaczka (jak kiedyś w Wordzie!). Zarówno Hydro Coach jak i Meal Reminder maja powiadomienia, co akurat dla mnie jest dobre. W moim kalendarzyku też można sobie ustawić powiadomienia o braniu proszków, że zbliża się okres, także na plus dla mnie 🙂
Fitatu też ma skanowanie produktów 🙂
O widzisz, a przez lata szukania nikt mi tego Fitatu nigdy nie wymienił.
Maya akurat nie jest różowa, można sobie zmienić kolor na żółty, niebieski, zielony czy chyba nawet szary. Przypomnienia, licznik no i przede wszystkim dane z czterech lat, więc już mi bardzo dobrze przepowiada, jak się będę czuć i tak dalej. Ma trackowanie wagi, czasem wpisuję, ale to znowu, mam w Fitbicie (który ostatnio też dodał kalendarzyk, ale nie ma importu i trochę nie wiem co zrobić).
Ja z całego serca polecam polskie notatniki DevangariArt. Są cudowne i wygodnie się z nimi pracuje. Ja po roku z moim BJ mam chwilę przerwy, bo są dwie sytuacje w moim życiu kiedy BJ się nie sprawdziło. Jak nie mam konkretnych planów lub jak mam za dużo do zrobienia i nie mam czasu na planowanie. Na szczęście znowu mogę wrócić do mojego cuda. No i polecam odwiedzić Karę Benz na jej socjal mediach. Cudowna kobieta!
No ja na Karę Benz nie mogę patrzeć. W sensie, no wiesz, no ładne te rzeczy, ale jak widzę kult BuJo skupiony na malowaniu, a nie na produktywności, gdzie większość zadań to wywiesić pranie albo wrzucić zdjęcie na Insta… ja kumam, że tak wygląda jej życie, ale potem przychodzi taki człowiek bez zdolności manualnych i odpuszcza BuJo, bo nie umie tak ładnie. widziałam to za dużo razy niestety. wiem, że to kolejna wymówka, ale też rozumiem, że się może człowiekowi smutno zrobić.
U mnie na razie sprawdza się… Biała tablica z zadaniami spisanymi markerem. Cały czas wisi ładnie nad monitorem 🙂
Moja koleżanka w pracy stosuje taką metodę przy tworzeniu zarysów publikacji czy projektów. Do codziennego planowania jakoś tego nie widzę. Oczywiście wiadomo, że najlepsze jest to co się komuś sprawdza. Dla mnie BJ wygrał, bo to ja decyduje ile potrzebuje na co miejsca i czy łączę rzeczy prywatne z pracą. Mogę na miesiąc rzucić zeszyt w kąt i znowu do niego wrócić i nie ma demotywujących pustych stron jak w kalendarzu.
Kurde, chyba czegoś takiego potrzebuje już w swojej pracy. Coraz więcej mam do zrobienia, rzeczy, które na pewno zapamiętam – nie zapamiętuje, a już nie mogę sobie na to pozwolić na obecnym stanowisku. Dodatkowo mimo, ze jestem gadzeciarzem, to aplikacje ToDo jakoś mnie nie przekonują… będę musiał koniecznie tego spróbować! Tylko mam kilka pytań, pewnie mógłbym znaleźć to w internecie, ale skoro o tym napisałaś… 😀 Moja lista zadań potrzebuje rozpiski na dni z całego tygodnia plus takie co po prostu muszę zrobić. Pisałaś o tym, ze tak można zrobic, więc zastanawiam się w jaki sposób, żeby się nie zakopać. Przygotować powinienem sobie 7 dni w tygodniu z góry? Ale jak zabraknie mi w któryś dzień miejsca w wyznaczonym wcześniej fragmencie? Zadania na kiedyś powinno się gdzieś daleko umieścić? Masz jakies fotki swoich szablonów czy coś?
Do tego jest future log, możesz go sobie zrobić na początku każdego miesiąca – spisujesz wszystkie zadania, które Ci przyjdą do głowy. Z kropeczką, ładnie. Jak planujesz sobie kolejne dni,, to przeglądasz najpierw te zadania i dajesz im wtedy strzałkę w prawo – czyli że poszły do normalnego kalendarza, zaplanowane na konkretny dzień.
Podobnie to działa w drugą stronę, coś sobie zaplanujesz na jakiś dzień, ale nie wyjdzie i nie wiesz, kiedy realnie się tym zajmiesz – dajesz strzałkę w lewo i piszesz w tym Future Logu.
Możesz sobie zostawić taką jedną kartkę na miesiąc na to (i pisać zadania w dwóch kolumnach np.) albo z przodu / na końcu zeszytu zostawić sobie trochę miejsca, tylko jak na koniec, to żeby było logicznie, odwróć strzałki 😀
[…] Bullet journal jest coraz popularniejszą formą organizowania swojego czasu. Ma on jednak jedną, dość istotną dla mnie wadę: nie umożliwia dzielenia się planami z inną osobą (oczywiście, istnieje opcja kserowania kartek, ale ze względów ekologicznych jest ona niedopuszczalna). Jeśli chodzi o dzielenie kalendarza z domownikami, wystarczy umieścić go w miejscu widocznym dla innych. Można kupić tablicę korkową czy za pomocą magnesu umieszczać karteczki na lodówce – ale to niesie ze sobą kolejne problemy, przede wszystkim sama powierzchnia jest mocno ograniczona. Tymczasem ja jestem zwolenniczką rozwiązań nieszablonowych i z większym rozmachem. Zatem: co gdyby poświęcić na notatki konkretny kawał ściany? […]
[…] poprzednim tekście dotyczącym Bullet Journal poznaliście zasadę jego działania. Wiemy już, co to jest i że dzięki swojej formie daje nam […]